組織の成功のカギになる組織サーベイとは？やり方や重要性、事例を紹介！
組織サーベイとは、組織内の従業員に対する調査や、会社や仕事に対する意識調査、アンケートのことを指します。従業員の意見や感想を集めることで、組織全体の健康状態や課題を把握し、改善のための施策を打つことができます。組織サーベイは、組織と従業員の双方にとってメリットが大きい取り組みであり、積極的に活用すべき手法です。
この記事では、組織サーベイの重要性ややり方、事例、注意すべきポイントなどを解説します。
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目次
1.組織サーベイの重要性
組織サーベイは、従業員の声を聞き、組織の健全性や課題を把握するための手法の一つです。従業員が組織に対して持つ意見や感情を正確に把握することで、組織は改善点を特定し、効果的な施策を打つことができます。従業員が満足している環境で働くことは、生産性の向上やチームワークの促進につながります。また、組織サーベイは従業員と組織のコミュニケーションを円滑にする役割も果たします。従業員が自分の意見や要望を述べる場があることで、組織への参加意欲が高まり、より良い職場環境が築かれます。組織サーベイは定期的に行うことが望ましく、その結果を分析し、その都度適切な施策を実施することで、組織全体の健全性と従業員の満足度向上に貢献します。
2.組織サーベイの目的と得られる効果
2-1.組織サーベイの目的
組織サーベイの目的は、組織内の従業員の声を収集し、組織全体の健全性を高めることにあります。組織サーベイを実施することで、従業員が抱える課題や要望を把握し、適切な改善策を取ることができます。従業員の満足度向上や生産性の向上につながるだけでなく、組織内のコミュニケーションを促進し、チームワークを強化する役割も果たします。
2-2.組織サーベイの効果
組織サーベイの効果は、組織内の課題や問題点を把握し、適切な改善策を講じることができる点にあります。
●従業員の満足度向上
組織サーベイを通じて従業員の声を収集し、彼らのニーズや要望を把握することで、組織は従業員の満足度やエンゲージメント、幸福度などを向上させるための具体的な施策を打つことができます。従業員の心が満たされる環境で働くことは、生産性の向上やチームワークの促進につながります。
●組織全体の健全性確保
従業員の声を反映させることで、組織は内部の課題や問題点を把握し、組織全体の健全性を確保することができます。そのためには、従業員のフィードバックを受け入れ、積極的に対処していくことが重要です。
●コミュニケーションの促進
組織サーベイを実施することで、組織と従業員の間でコミュニケーションが活発化します。従業員は自分の意見や要望を述べる場を持つことで、組織に対する参加意欲が高まり、より良い職場環境が築かれます。
上記のように、組織サーベイによって業務の効率化や問題の早期解決が可能となります。組織の成長を促進するための重要な手段であり、持続的な成功を収めるために欠かせない取り組みです。
組織サーベイの目的は、組織と従業員の双方にとってメリットがある取り組みであり、定期的に実施されるべき重要な手法です。
2-3.組織サーベイ成功事例
サーベイを通じて浮かび上がった問題点は多岐にわたります。ここでは、組織サーベイの結果から講じた施策によって改善が成功した事例を見てみましょう。
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ケース1：A社（医療福祉業）
従業員数：約50人
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●課題
チーム間のコミュニケーション不足
●サーベイを実施して浮かび上がった問題点
人数に対して仕事量が多く、チーム間での情報共有が不十分になってしまい、非効率な業務が多発していた。
同様に、忙しさのために人間関係が殺伐としていた。
●講じた施策
コラボレーションツールの導入、定期ミーティングの内容を再検討、業務プロセスの見直しを行った。
●施策を行ってどのように変化したか
チーム間のコミュニケーションが円滑になり、人間関係の改善が見られた。
コラボレーションツールの導入により、チームメンバー同士の情報共有が促進され、お互いの業務内容や進捗状況について理解が深まったため、非効率な業務が減少、生産性が10%向上した。
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ケース2：B社（ITサービス業）
従業員数：約115人
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●課題
開発スピードの低下、従業員のモチベーション低下
●サーベイを実施して浮かび上がった問題点
適切なプロジェクトマネジメント体制が整備されていない
情報共有や意思疎通が不十分であり、意思決定の遅れや意見のすり合わせに時間がかかる
●講じた施策
管理職研修によるプロジェクトマネジメントの強化、チームビルディングの実施、従業員のキャリアパスを明確化するなどの施策を行った。
●施策を行ってどのように変化したか
開発スピードが20%向上し、市場投入までの期間が短縮された。
従業員のモチベーションが改善し、業績も向上した。
3. 組織サーベイの種類
3-1.従業員満足度サーベイ
従業員満足度サーベイとは、仕事環境や労働条件に対する満足度を測るサーベイです。例えば、清潔できれいなオフィス、オフィスで食事やドリンクの提供といった仕事環境やリモートワーク、ハイブリットワーク、フレックス制度といった労働条件は、近年の働き方改革やコロナの影響で、多くの会社に着目され、改善されました。従業員満足度はこのような給与や福利厚生、休暇制度などからくる「働きやすさ」の指標となるものです。
3-2.従業員エンゲージメントサーベイ
従業員エンゲージメントサーベイとは、従業員が組織や仕事に対してどれだけ積極的に関わっているか、貢献したい意欲があるかを測定するための調査です。例えば従業員がどのくらい仕事に情熱を持っているのか、組織の目標達成に貢献しようと考えているのか、自らの成長や発展に積極的に取り組むのかなど、気持ちの度合いを測定します。従業員エンゲージメントサーベイも従業員満足度や従業員幸福度と同様に、目に見えない従業員の意見や感情を収集し、数値情報として可視化できるものです。
3-3.従業員幸福度サーベイ
従業員幸福度サーベイとは、従業員の「働きがい」を測定するサーベイです。従業員の幸福は、従業員が会社に対して行う「感情的な投資」のことであり、自身の働きに対して公平な対価やポジションを得られているか、仕事で達成感や成長を実感できるか、職場で意見しても受け入れてくれる安心感や疎外されない安全感を感じられるかなどがポイントとなります。幸福度の高い社員は、会社のミッションや価値観に賛同し、一人ではできないようなことを、志を同じくする他のメンバーと一緒に成し遂げられる人たちです。すなわち、仕事を楽しみながら遂行できるので、自然と生産性が上がり、収益も向上します。
4. 組織サーベイの実施の流れ
4-1.組織サーベイの事前準備
組織サーベイを実施する前に、事前準備が必要です。
対象人数や範囲、何を知りたいかなどを明確に立てる必要があります。
●サーベイの目的や目標を明確に定め、従業員に伝えること
何を知りたいのか、どのような問題を解決したいのかを明確にして従業員に伝えることで、サーベイの方向性がより明確になり、効果的なアクションにつながります。
●サーベイの範囲や項目の設定
従業員の意見を包括的に収集するために、適切な項目や質問を選定し、サーベイの範囲を明確にすることが重要です。せっかくの機会だからと、聞きたいことをたくさん詰め込むのはNGです。また、サーベイの方法や形式を検討し、従業員が率直な意見を述べやすい環境を整えることも大切です。
●サーベイのスケジュール調整
対象となる従業員に確実に参加してもらうために、忙しいタイミングを避ける必要があります。適切なタイミングや方法でサーベイを実施することで、従業員からより多くの有益なフィードバックを得ることができるからです。
組織サーベイの効果を最大化するためにも、このような事前準備はしっかり行いましょう。
4-2.組織サーベイの実施
組織サーベイの実施期間中に以下の点に注意してください。
●モニタリングとサポート
調査期間中は従業員の反応や行動を定期的にモニタリングし、必要に応じてサポートしてください。従業員からサーベイに関する質問や懸念が上がってきた場合は迅速に対応し、調査の進行状況を適切に管理します。
●データの正確性と信頼性
調査期間中は収集されるデータの正確性と信頼性を確保するために注意を払います。調査方法や質問の適切性を確認し、データの偏りやバイアスを排除するための措置を講じます。
●タイムリーな対応
調査期間中に発生した問題やトラブルに対しては、タイムリーに適切な対応を行います。従業員からのフィードバックや要望に迅速に対応し、調査の円滑な進行を確保します。
これらのポイントに注意することで、効果的な組織サーベイを行うことができます。
4-3.組織サーベイの結果の分析とフィードバック
組織サーベイの結果の分析とフィードバックは、以下の手順で行うことが推奨されます。
●結果の分析
主要なテーマやトレンド、パターンを特定し、従業員からのフィードバックを整理します。データを定量的・定性的に分析し、問題点や改善の余地を明確に把握します。
●従業員へのフィードバック
分析した結果をもとに、従業員に対するフィードバックを行います。ポジティブな点や改善の必要性を明確に伝えると共に、具体的な行動計画や改善策を提示します。従業員へのフィードバックは、できるだけ早く行うことが望ましいです。サーベイの結果が明確になったら、従業員にとって結果が鮮明なうちにフィードバックを行うことで、改善の意識が高まります。また、フィードバックは一度だけでなく、定期的に従業員にフィードバックすることが重要です。改善の進捗状況や取り組みの成果を定期的に報告し、従業員の関与とモチベーションを維持します。
●フィードバックの必要性
フィードバックは組織の透明性や健全性を維持し、従業員の関与を高めるために必要です。組織サーベイを実施したらそれで終わりではありません。従業員がサーベイ結果や改善計画に対してフィードバックを受け取ることで、自身の意見や声が尊重されていると感じ、組織に対する信頼や忠誠心が向上します。
結果的に、組織サーベイの結果を分析し、適切なフィードバックを従業員に提供することで、組織全体の改善につながります。
4-4.改善策の考案
組織サーベイの結果から改善策を導くためには、以下の手順が効果的です。
STEP1：優先順位付け
組織サーベイの結果が明らかになったら、結果を詳細に分析し、主要な課題やトレンドを特定します。定量的なデータだけでなく、従業員からのフィードバックや意見も考慮に入れましょう。特に重要な課題や改善すべき領域が明らかになった場合は、スピード感を持った対応が必要です。従業員からのフィードバックを受けてから改善策を実行するまでの時間を短縮し、課題に対する対応を速やかに行うことで、従業員の信頼を得ることができます。
STEP2：改善策の検討
各課題や改善すべき領域に対して、具体的な改善策を検討します。
従業員や関係者との協力や意見交換を通じて、効果的な施策を考えます。
必要性が高いもの、緊急的なものから優先順位をつけ取り組みましょう。
STEP3：アクションプランの策定
改善策をまとめてアクションプランに落とし込みます。具体的な目標や期限を設定し、責任者を定めます。
STEP4：実行とモニタリング
アクションプランを実行し、改善の進捗状況をモニタリングします。適宜調整を行いながら、目標の達成を追求します。
5. 組織サーベイの実施における注意点
5-1.組織サーベイの対象選定
組織サーベイを実施する目的や課題を明確にし、対象となる組織の範囲を定義します。例えば、特定の部門やプロジェクトチーム、あるいは全社を対象にするかなどを検討します。ここで最も重要なポイントは、「目的や目標に合わせて適切な対象を選ぶこと」です。具体的には以下のような理由が挙げられます。
●目的との整合性
組織サーベイの目的に沿って、対象となる部門やチームを選定することが重要です。例えば、従業員の満足度向上を目指す場合は全従業員を対象にするか、特定の部門や地域のみを対象にするかを検討します。
●多様性の確保
対象となる従業員の属性や立場、経験などに多様性を持たせることが重要です。異なる部門や階層、年齢層、性別、職種などをバランスよく含めることで、より幅広い視点からのフィードバックを得ることができます。
●サンプルサイズの考慮
対象となる従業員の数や比率も重要な要素です。適切なサンプルサイズを確保することで、統計的な信頼性が高まります。組織全体の一定割合以上を対象にするか、特定のグループをランダムに選択するなど、サンプリング方法を検討します。
これらの考慮点を踏まえながら、組織サーベイの対象を選定することで、より効果的な調査と有益な結果を得ることができます。
5-2.組織サーベイの実施頻度
組織サーベイは、従業員の意見や満足度を把握し、改善策を実行するために重要であるため、数ヵ月に1回行うパルスサーベイから、年に1回という定期的な頻度で組織サーベイを実施することが一般的とされています。定期的なサーベイは、組織の変化や問題の発見に適した間隔であるため、この間隔は組織の健全性や従業員のエンゲージメントを維持するのに役立ちます。しかし、合併や分社、統合など、組織内が急速に変化する場合や問題が浮かび上がる頻度が多い場合は、より頻繁な実施が必要となります。
5-3.組織サーベイの設計
組織サーベイを設計するにあたり、重要なポイントとは何でしょうか。
●信頼性確保のための第三者機関の組織サーベイを利用する
第三者機関によるサーベイは、客観性と信頼性を向上させます。専門家による調査により、偏りやバイアスが排除され、より客観的な結果が得られます。組織はこのサーベイを通じて、従業員の本音を引き出し、改善に向けた具体的な施策を打つことができます。
●匿名性の確保
従業員が自由に意見を述べるためには、匿名性が重要です。個人が特定されることなく回答できる環境を提供することで、従業員は率直な意見を述べやすくなり、より正確なデータが収集されます。これにより、組織は従業員の声をより包括的に把握し、適切な対策を講じることができます。
●個人情報の保護
従業員のプライバシーを尊重し、個人を特定するような質問は避けるべきです。個人情報の保護は従業員の信頼を築く上で不可欠であり、質問内容に配慮しなければなりません。組織は従業員の個人情報を適切に取り扱い、サーベイの透明性と信頼性を高めることが求められます。
6. 組織サーベイ実施の失敗事例
組織サーベイを実施したものの、従業員の意見が聞けなかった、打つべき施策が打てなかったなど、失敗事例について紹介します。
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ケース１：X社（小売業）
従業員：200人
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●失敗事項
サーベイの結果を従業員に適切に伝えられなかった。
●失敗によって発生した不具合
従業員のモチベーション低下や離職率、業務の効率性の低さ、顧客サービスの質の低さが発覚したが、改善することができなかった。また具体的な改善策をだせなかったことによる2回目のサーベイの回答率の低下がみられた。
●失敗の原因
サーベイの結果を管理職や上層部が適切に解釈できず、従業員に対する説明や改善策の提示が不十分だったことが原因。組織内のコミュニケーション不足やリーダーシップの欠如も影響していた。従業員の不満や不信感が高まり、組織全体の雰囲気が悪化してしまった。
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ケース2：Y社（サービス業）
従業員数：1245人
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●失敗事項
サーベイの設計に失敗し、重要な課題が見逃された。
●失敗によって発生した不具合
重要な課題が見逃されたため、従業員の不満や不信感が高まり、業務の遅延や品質の低下が発生し、顧客満足度が低下した。競合他社との差別化やブランドイメージの損傷につながる可能性があった。
●失敗の原因
サーベイの設計段階で従業員の声を適切に取り入れず、重要なテーマや項目が抜け落ちたことが原因。組織内でのコンセンサスが得られず、サーベイの目的が曖昧だったことも影響した。上層部の意思決定の遅れや不透明な情報共有も一因となった。
7. 組織サーベイの意味はあるのか？
組織サーベイをしたからといって課題が解決するわけではありません。
組織サーベイは組織の状態を測る診断書のようなものです。
むやみに取り組んだり、結果に対して何も改善策を打たなければ効果は期待できません。
しかししっかりと取り組めば、組織サーベイが無駄になることはありません。
エンゲージメントの高いチームは、イノベーションやプロセス改善、開発など、より高い価値をもたらす活動に集中します。従業員満足度の高い会社は、離職率が低下します。このように、従業員の心情を知ることは人事に限らず会社にとって重要な課題なのです。
7-1.効果を最大化するためのポイント
ここでは、組織サーベイの成功に不可欠なポイントを紹介します。
●従業員参加の促進
組織サーベイの効果を最大化するためには、従業員の積極的な参加が不可欠です。従業員がサーベイに参加しやすい環境を整えるために、匿名性の確保やフィードバックの重要性を明示することが重要です。また、定期的なフィードバックの要請や参加の意義を従業員に伝えることで、参加率の向上を図ります。
●フィードバックの活用
収集したデータを分析し、問題点や改善のポイントを明確に把握することが重要です。従業員からのフィードバックをもとに、組織の課題や改善すべき点を特定し、具体的な施策を策定します。また、フィードバックを受け入れる姿勢や透明性を示すことで、従業員の信頼を築きます。
●改善施策の迅速な実施
フィードバックを受けて得た課題や問題点に対して、迅速かつ適切な施策を実施することが重要です。従業員の不満や課題が解消されることで、従業員満足度や生産性の向上につながります。施策の実施後は、効果を定期的にモニタリングし、必要に応じて修正や改善を行います。
従業員の積極的な参加やフィードバックの活用、そして迅速な改善施策の実施は、組織サーベイの効果を最大化するカギとなり、これらのポイントを押さえることで、組織サーベイの成果を組織全体のパフォーマンス向上につなげることができます。
7-2.効果を測定するための定期的なサーベイ
組織サーベイの効果を測定するために定期的なサーベイを推奨しています。その理由として、まず第一に、定期的なサーベイを実施することで、組織内の状況や課題の変化を把握することが可能です。組織の状況は常に変化しており、定期的なサーベイによってその変化を追跡し、その都度、適切な施策を打つことができます。
また、定期的なサーベイは従業員の意見や満足度を定期的に収集することができます。従業員の声を反映した施策を打つことで、従業員のモチベーションやエンゲージメントを向上させることができます。さらに、定期的なサーベイで組織の方針や取り組みの効果を評価することができます。施策の効果を定期的に評価し、必要に応じて修正や改善を行うことで、成果を組織全体に反映させることができます。
さらに、定期的なサーベイは従業員と組織のコミュニケーションを促進する効果もあります。従業員が定期的に意見を述べる機会を持つことで、組織との信頼関係が築かれ、従業員の満足度やエンゲージメントが向上し、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
以上のように、定期的なサーベイは組織の状況把握や従業員の満足度向上、施策の効果評価、コミュニケーション促進など多くのメリットがあります。組織の持続的な成長のためには、定期的に組織サーベイを実施したほうが良いでしょう。
8. まとめ
組織サーベイは、組織内の従業員に対する調査やアンケートのことを指します。従業員の意見や感想を集めることで、組織全体の健康状態や課題を把握し、改善のための施策を打つことができます。
組織サーベイは、従業員の満足度やエンゲージメントの向上、労働環境の改善、コミュニケーションの促進など多岐にわたる目的で行われます。従業員が組織に対して持つ意見や不満を正確に把握することで、組織は適切な施策を取ることができ、従業員のモチベーションや生産性の向上につなげることができます。組織サーベイは、定期的に行われることが望ましいですが、その際には従業員のプライバシーや匿名性の確保に十分な配慮が必要です。また、組織サーベイの結果はただ集めるだけでなく、適切に分析し、それに基づいた具体的な改善策を実施することが重要です。
組織サーベイは、組織と従業員の双方にとってメリットが大きい取り組みであり、積極的に活用されるべき手法です。組織サーベイは、組織の持続可能な成長や競争力強化に不可欠な要素として位置づけられます。組織内の従業員の声を反映させることで、組織は市場の変化や競合の動向に柔軟に対応し、持続的な成功を収めることができるでしょう。
組織サーベイを実施することは、組織の成功に不可欠であり、従業員と組織の両方にとって有益な取り組みです。
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